Lợi ích lớn nhất của công nghệ mã vạch trong quản lý kho doanh nghiệp

Từ kiểm soát hàng tồn kho, vận chuyển và tiếp nhận hàng hóa đòi hỏi có một quy trình quản lý kho khép kín để nâng cao hiệu quả hoạt động của kho bãi. Với thiết bị mã số mã vạch công nghiệp, kết hợp hệ thống quản lý kho hàng với mạng không dây, máy tính di động, máy in mã vạch, máy quét mã vạch giúp nhân viên của bạn dễ dàng hơn trong tiếp nhận thông tin, nâng cao hiệu quả quản lý kho của bạn.

1. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO ỨNG DỤNG MÃ SỐ MÃ VẠCH

Để có thể quản lý được thông tin liên quan đến sản phẩm như: Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, nhà cung cấp, số series (số lô) cũng như là nguồn gốc của sản phẩm ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:
* Phương án 1: mỗi sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo số lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được quy định bởi 1 mã vạch (barcode) theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm thông tin một cách chính xác.

* Phương án 2: sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đã được phân phối cho khách hàng nào.

Xem thêm: Giải đáp 1 số thắc mắc thường gặp khi sử dụng máy quét mã vạch

2 . Lợi ích của hệ thống quản lý kho:

Một hệ thống quản lý kho toàn diện giúp sắp xếp nhiều chức năng của doanh nghiệp của bạn:

– Tiếp nhận: Tiếp nhận kho hàng một cách nhanh chóng, thao tác đơn giản, đem lại tính chính xác cao nhất.
– Vị trí sắp đặt: Với quy trình quản lý kho với thiết bị mã số mã vạch sẽ cho bạn biết lượng hàng tồn kho trên các kệ hàng hóa. Giúp sắp xếp hàng hóa theo thứ tự hợp lý hơn, dễ quay vòng hàng hóa trong thời gian tối thiểu.

– Lựa chọn hàng hóa: Dữ liệu có được cho phép bạn xuất hàng hóa theo đúng quy trình và thứ tự. Hàng nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau. Tạo hiệu quả cao nhất trong lưu trữ hàng hóa.
– Đóng gói: Đảm bảo tính chính xác của từng đợt hàng được chọn và giảm chi phí nguyên liệu bằng cách xác định chính xác kích thước thùng carton cần sử dụng.
– Vận chuyển: Hàng hóa được đóng gói đúng cách, dán tem nhãn mã vạch và vận chuyển đến các điểm đến, giao trả hàng hóa đúng ngày.

 Từ đó ta có thể thấy những lợi ích của việc áp dụng mã vạch trong quản lý kho:

– Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng lợi nhuận: Thiết bị mã vạch có công lớn trong việc giảm thiểu tối đa sức lực, giảm nhầm lẫn cũng như giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xuất nhập hàng hóa, giúp giảm chi phí hoạt động, tăng lợi nhuận

– Tăng tính cạnh tranh trên thị trường: Hàng hóa tồn kho linh hoạt và theo dõi dễ dàng hơn với các thiết bị mã vạch. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng, chủ động về giá thành sản phẩm, giúp giảm giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh.
– Doanh nghiệp có thể chủ động được nguồn vốn nhờ chi phí tồn kho thấp.
– Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu nhau của sản phẩm hàng hóa, giúp tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý kho.
–  Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý hàng hóa, thiết bị mã vạch cho phép giảm
các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong quá trình kiểm kho.

Giải pháp này giúp bạn:

-Nắm rõ tồn kho, tuổi hàng tồn kho quyết định kinh doanh phù hợp.
-Giảm được 90 % thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá.
-Trợ giúp quyết định nhập hàng / sản xuất mới.
-Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng của khách hàng.
-Giảm 100 % xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch.
-Giảm 50 % thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho.

3. Các thiết bị mã số mã vạch công nghiệp thường được sử dụng trong hệ thống quản lý kho hàng:

Tất các các hệ thống quản lý kho bãi gồm 5 thành phần chính:

– Phần mềm quản lý kho: Giúp bạn quản lý kho hàng của bạn một cách tối ưu nhất, có thể chiết xuất dữ liệu một các nhanh nhất, chính xác nhất.
– Máy tính di động/ Thiết bị kiểm kho: Máy tính di động giúp bạn có thể dễ dàng di chuyển mà vẫn thu được thông tin một cách chính xác và nhanh chóng.
– Máy quét mã vạch: Không phải tất cả các hàng hóa trong kho của bạn cần các thiết bị di động nhưng vẫn cần quét. Máy quét mã vạch công nghiệp với độ bền cao, tầm xa, có thể quét mã vạch 2D hay cũng có thể sử dụng máy quét mã vạch không dây tùy theo nhu cầu cụ thể của bạn.

– Máy in mã vạch: Hàng tồn kho và vận chuyển để sử dụng được trong hệ thống quản lý kho bằng mã số mã vạch cần có tem nhãn, mã vạch. Máy in mã vạch công nghiệp giúp bạn có thể tạo mã vạch, tem nhãn một cách nhanh chóng, hoạt động bền bỉ và chịu được môi trường khắc nghiệt.

– Hệ thống Internet/Wifi: Giúp bạn có thể cập nhập dữ liệu một cách nhanh chóng trong thời gian thực. Không cần di chuyển bạn cũng có thể chuyển dữ liệu hàng hóa về máy chủ một cách nhanh chóng, tiện lợi.

4. Quy trình quản lý kho hàng cơ bản: 

Quy trình tạo mã vạch

Để ứng dụng được phần mềm vào quản lý kho đầu tiên chúng ta cần tạo dữ liệu ban đầu bằng cách nhập danh mục: Khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa… Các danh mục thường được import từ file excel, thao tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Sau khi các danh mục đã được khởi tạo, tiến hành thiết kế tem mã vạch theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Thông tin trên tem có thể tự động thay đổi theo danh mục đầu vào. Để sử dụng mã vạch theo EAN (EAN 8 và EAN 13),doanh nghiệp phải đăng ký mã số mã vạch với Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam (GS1 Việt Nam) hoặc doanh nghiệp có thể tự tạo số mã vạch (barcode) theo code 128, QR, PDF47…

Xem thêm: Các loại mã vạch

Quy trình dán mã vạch cho sản phẩm

Sau khi sản phẩm đã được đặt mã, sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch cho sản phẩm. Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất. Mã vạch sẽ được in decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp.

Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch kết nối với máy tính lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quả quan đến lô hàng. Từ bước này doanh nghiệp đã có số lượng tồn trong kho và sau đó tiến hành xuất hàng

Quy trình xuất kho

Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,…phải được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên phải đưa các thông số này vào phần mềm.

Quy trình bán hàng

Hàng sau khi xuất kho sẽ được xếp lên các kệ trên siêu thị/ cửa hàng. Khi khách hàng mua hàng, nhân viên thu ngân tiến hành quét mã vạch trên sản phẩm, lúc này thông tin sản phẩm như tên sản phẩm, giá,.…sẽ đuợc hiển thị trên phần mềm bán hàng. Đồng thời phần mềm cũng hiển thị tổng tiền trên hóa đơn, thông tin khách hàng (thẻ vip)…Báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo ngày, tháng, quý….

Có thể bạn muốn tìm hiểu : Nên mua loại máy đọc mã vạch nào để kiểm kho hàng hóa

Quy trình kiểm kho

1. Sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động (thường được gọi là máy kiểm kho hay thiết bị kiểm kho). Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho, thiết bị kiểm kho lưu toàn bộ dữ liệu này trong bộ nhớ máy, sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

2. Sử dụng máy quét mã vạch (máy quét mã vạch không dây) hoặc máy đọc mã vạch di động (máy kiểm kho) kết nối trực tiếp wifi. Trong quá trình quét, dữ liệu đổ trực tiếp vào máy tính thông qua máy kiểm kho. Sau khi kết thúc kiểm kê, nếu số lượng thực tế và số lượng trên phần mềm chênh lệch, phần mềm sẽ thông báo số lượng chênh lệch đồng thời cho phép cập nhật số liệu thực tế.